Menu mobilne

Przechowywanie orzeczeń lekarskich w firmie – wszystko co musi wiedzieć przedsiębiorca.

W aktach osobowych z zasady przechowywane są odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Wyjątkiem od zasady jest przechowywanie orzeczeń lekarskich wystawionych przez lekarza medycyny pracy po przeprowadzeniu badań profilaktycznych na podstawie skierowania pracodawcy, u którego pracownik jest aktualnie zatrudniony. Zgodnie z obowiązującymi przepisami lekarz winien wydać orzeczenie lekarskie w dwóch egzemplarzach – jeden dla pracownika, drugi dla pracodawcy. Egzemplarz orzeczenia przeznaczony dla pracodawcy jest przekazywany do zakładu pracy.


W związku ze zmianą przepisów, od 1 kwietnia 2015 r. pracodawcy maja prawo honorować orzeczenie lekarskie z badań profilaktycznych wykonanych w trakcie pracy u innego pracodawcy. Taka możliwość dotyczy osób przyjmowanych do pracy u innego pracodawcy na dane stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy (art. 229 § 11 pkt 2 Kodeksu pracy). Warunkiem zwolnienia z badań wstępnych jest przedstawienie pracodawcy aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy, o ile zakres czynników szkodliwych i warunki pracy pokrywają się z tymi, które widnieją na orzeczeniu. Zwolnienie z badań lekarskich nie dotyczy jednak osób przyjmowanych do wykonywania prac szczególnie niebezpiecznych.


W znowelizowanych przepisach nie sprecyzowano, jak pracodawca ma potraktować oryginał orzeczenia lekarskiego uzyskany u poprzedniego pracodawcy, o ile zachowuje ono ważność. Egzemplarz przedstawiany przez pracownika jest jednak jego własnością, a zatem należy go potraktować jako dokument składany przez pracownika. W związku z tym należy uznać, że pracodawca powinien zachować w aktach osobowych jedynie kopię lub odpis tego orzeczenia.


Warto przy tym pamiętać, iż pracodawca nie ma obowiązku przechowywania skierowania na badania profilaktyczne. Zalecane jest jednak zachowanie kopii skierowania na badania profilaktyczne – zarówno gdy skierowanie wystawia pracodawca aktualnie zatrudniający pracownika, jak i gdy skierowanie jest okazywane przez pracownika wraz z orzeczeniem wydanym w trakcie pracy u innego pracodawcy, gdyż każde orzeczenie wystawiane jest na podstawie danego skierowania i zgodnie z opisanymi warunkami pracy przeprowadzane jest badanie profilaktyczne. Zatem skierowanie jest swoistym dowodem na poprawność orzeczenia.


Podstawa prawna:
● art. 229 § 11 pkt 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy – j.t. Dz.U. z 2014 r., poz. 1502; ost.zm. Dz.U. z 2014 r., poz. 1662
● § 1 ust. 1 pkt 5 oraz ust. 3, § 6 ust. 2 pkt 1 oraz pkt 2 lit. i rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika – Dz.U. Nr 62, poz. 286; ost.zm. Dz.U. z 2009 r. Nr 115, poz. 971
● § 3 ust. 4, § 4 ust. 1a rozporządzenia Ministra Zdrowia i Opieki Społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy – Dz.U. Nr 69, poz. 332; ost.zm. Dz.U. z 2015 r., poz. 457

 

powrót do listy zadaj pytanie